Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Stefan Dändler, Steffs Baumservice
Einzelunternehmen
Flurstraße 9
84066 Mallersdorf-Pfaffenberg
E-Mail: info@steffsbaumservice.de
Telefon: 0171 786 28 20

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten unserer Website-Besucher und Kunden nur, soweit dies zur Bereitstellung unserer Website, unserer Leistungen und zur Abwicklung von Kundenaufträgen erforderlich ist, oder soweit eine andere Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt (z. B. Vertragserfüllung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung). Die jeweilige Rechtsgrundlage ist bei den einzelnen Verarbeitungszwecken unten angegeben.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website wird bei Hostinger International Limited (Rechenzentrum Frankfurt am Main, Deutschland) gehostet. Beim Aufruf der Website erhebt unser Hosting-Provider automatisch technische Zugriffsdaten (sogenannte Server-Logfiles), die Ihr Browser übermittelt: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem. Diese Daten sind technisch zur Auslieferung der Website sowie zur Gewährleistung der Systemsicherheit erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Betrieb der Website) und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht, soweit sie nicht zur Aufklärung eines sicherheitsrelevanten Vorfalls benötigt werden.

4. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular eine Anfrage zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Formular (Name, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, sowie die von Ihnen freiwillig gemachten Angaben zu Ihrem Anliegen) bei uns gespeichert und zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage verarbeitet. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Anfrage bzw. Vertragserfüllung) sowie Ihre ausdrückliche Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie vor dem Absenden des Formulars durch Ankreuzen der entsprechenden Checkbox erteilen.

Das Formular nutzt das Plugin Contact Form 7 in Verbindung mit Flamingo, das eingehende Anfragen zur Nachverfolgung in unserer WordPress-Datenbank speichert. Die Daten werden gelöscht, sobald sie zur Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind, spätestens nach 24 Monaten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

5. E-Mail-Kommunikation (Google Workspace)

Für unsere geschäftliche E-Mail-Kommunikation (u. a. info@steffsbaumservice.de) nutzen wir Google Workspace, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Mit Google besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit im Rahmen der Nutzung personenbezogene Daten in die USA übermittelt werden, stützt sich diese Übermittlung auf die Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework) bzw. hilfsweise auf EU-Standardvertragsklauseln. Rechtsgrundlage der Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Vertragserfüllung bzw. berechtigtes Interesse an funktionierender Geschäftskommunikation).

6. Interne Auftrags- und Zeiterfassung mit KI-gestützter Sprachverarbeitung

Zur internen Organisation unserer Arbeitseinsätze nutzen wir eine eigene, nicht öffentlich zugängliche Anwendung, mit der Mitarbeitende Sprachnotizen zu Arbeitszeiten und Kundenaufträgen aufnehmen. Diese Sprachnotizen können personenbezogene Daten von Kundinnen und Kunden enthalten (z. B. Name, Adresse des Einsatzortes, Auftragsdetails). Die Verarbeitung erfolgt wie folgt:

• Transkription: Die Audioaufnahme wird zur Umwandlung in Text an die Schnittstelle (API) von OpenAI (Whisper-Modell) übermittelt. Anbieter ist OpenAI Ireland Limited als Vertragspartnerin für Nutzer im EWR, mit OpenAI OpCo, LLC (USA) als Unterauftragsverarbeiterin. Die Audiodatei selbst wird von uns nicht dauerhaft gespeichert, sondern nur zur Transkription übermittelt und danach verworfen.
• Strukturierung: Der transkribierte Text wird anschließend an die API von Anthropic (Claude-Modell), Anthropic PBC, San Francisco, USA, übermittelt, um daraus strukturierte Auftrags- bzw. Zeiterfassungsdaten (z. B. Kommission, Aufgabe, Zeitangabe) zu extrahieren.
• Speicherung: Der transkribierte Text sowie die daraus extrahierten strukturierten Daten werden in unserer eigenen, nur intern über ein gesichertes Netzwerk (VPN) erreichbaren Datenbank gespeichert.

Zweck: Effiziente, zeitnahe Dokumentation von Arbeitszeiten und Kundenaufträgen ohne manuelle Übertragung.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des Vertrags mit unseren Kundinnen und Kunden) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Betriebsorganisation).
Empfänger: An OpenAI wird die Audioaufnahme zur Transkription übermittelt, an Anthropic der daraus entstandene Text zur Strukturierung. Weitere Daten werden an diese Anbieter nicht übermittelt.
Internationale Übermittlung: Beide Anbieter haben ihren Sitz bzw. verarbeiten Daten in den USA. Die Übermittlung stützt sich auf die Angemessenheitsbeschlüsse der EU-Kommission (EU-US Data Privacy Framework), soweit der jeweilige Anbieter danach zertifiziert ist, hilfsweise auf EU-Standardvertragsklauseln. Nach aktuellem Stand der Nutzungsbedingungen beider Anbieter werden über die API übermittelte Daten nicht zum Training der KI-Modelle verwendet und nur für einen begrenzten Zeitraum (u. a. zur Missbrauchserkennung) vorgehalten; bitte regelmäßig anhand der aktuellen Anbieter-Richtlinien verifizieren.
Speicherdauer: Die gespeicherten Auftrags- und Zeiterfassungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie sie betrieblich benötigt werden, mindestens für die Dauer gesetzlicher Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen. Stündliche verschlüsselte Sicherungskopien der Datenbank werden in Google Drive vorgehalten und nach 30 Tagen automatisch gelöscht.

7. Hinweis zum Einsatz Künstlicher Intelligenz (KI)

Zur Transkription und Strukturierung von Sprachnotizen (siehe Ziffer 6) setzen wir automatisierte KI-Systeme ein (Spracherkennung und Sprachmodell). Wir informieren hiermit transparent darüber, dass diese Verarbeitungsschritte automatisiert durch KI erfolgen:

• Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber eine rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt. Die KI-Systeme unterstützen lediglich die interne Dokumentation; alle daraus entstehenden geschäftlichen Entscheidungen (z. B. Rechnungsstellung, Terminplanung) trifft weiterhin ein Mensch.
• Nach unserer Einschätzung stellt dieser interne Einsatz von KI-Werkzeugen zur Dokumentationsunterstützung kein Hochrisiko-KI-System im Sinne der EU-Verordnung über Künstliche Intelligenz (KI-Verordnung, Verordnung (EU) 2024/1689) dar.

8. Cookies und Tracking

Diese Website setzt aktuell keine Analyse-, Marketing- oder Tracking-Cookies ein (Stand: 11. August 2026). Es werden nur technisch notwendige Cookies verwendet, soweit diese für den Betrieb der Website zwingend erforderlich sind (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Sollten wir künftig Dienste wie Google Ads Conversion-Tracking oder vergleichbare Analysewerkzeuge einsetzen, werden wir vorab ein Cookie-Consent-Banner einbinden, das eine informierte Einwilligung (Opt-in) vor dem Setzen nicht notwendiger Cookies einholt, und diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzen.

9. Ihre Rechte als betroffene Person

Ihnen stehen gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich der Sie betreffenden personenbezogenen Daten zu:

• Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Recht auf Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung (Art. 21 DSGVO)
• Recht auf Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Zur Ausübung dieser Rechte genügt eine formlose Mitteilung an info@steffsbaumservice.de.

10. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes. Für Bayern ist dies das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA), Promenade 27, 91522 Ansbach.

11. Aktualität dieser Erklärung

Diese Datenschutzerklärung wurde zuletzt am 11. August 2026 aktualisiert. Aufgrund der Weiterentwicklung unserer Website und der eingesetzten Dienste kann eine Anpassung dieser Erklärung erforderlich werden.